コールマイヤーＯＢＯＧ会 年度幹事マニュアル

Ver.5.9

 　

　このマニュアルは社会人幹事向けです。院生など在団中の幹事は、たとえば 「新歓に顔を出して」→「新歓行事でOBOGとしても対応して」というように置き換えてください。

Ver.１作成者  2000年度幹事 寺田

　

　

　

通年作業

連絡・報告・相談先−−→ すべてOBOG副会長の遠藤さん へ

　

  

まず最初の お仕事

　

　　　自分の代の名簿情報の報告

　

                 ・氏名、フリガナ

                 ・〒、住所、TEL、mail

                 ・経験役職とパート

                 ・卒業学科(院卒生含む)

                 ・就職先

                 ・OBOG会に入会するかどうかの確認

　

　

　

1年間、公式サイトに情報提供

　

　 （１）岩渕先生情報・・・電話でいただく

　

　　　　　　※塚田先生、上山先生の情報はサイトで把握できるのでOK

　

　

　 （２）現役行事の取材・・・自分の代のフェアコンから始まり、各宴会、合宿 の記事

　　　　　　　　　　　　　　　　　先生方やOBOG方の参加状況などレポート

　

　　　まずさっそく、自分の代のフェアコン記事を提出しましょう

　　　その年の公式サイト(現役ページ)が充実するかは、あなた次第です

　

　

　

秋・・・定演

　

　

９月〜10月上旬 ：発送準備

　

　 （１）ちらし・会報に関する作業について、副会長に相談をもちかける

　

　　　　・原稿作成は９月下旬から、印刷作業は10月上〜中旬、発送は定演１ヶ月前が目安

　

　　　　　　9月中旬に副会長にメールして、指示をもらってください。

　　　　　　会報の挨拶文，現役近況，先生情報の原稿を作成することになります。

　　　　　　(その他の原稿は代表幹事会で作成されます)

　


 　　　　・その後、 印刷(作業は代表幹事や有志)され、自宅に印刷物が届きます

　

　　　　・発送作業前に現役が用意させるもの＝ちらし、レセ出欠はがき(下画)

　

定演開催１ヶ月前 ：発送

　

　 （１）現役と共同作業で折込と発送

　　　　　　　　※経費は、現役でなくOBOG会で費用を持ちます

　

     　　・のりなどの文具は引継ぎしたもので。なかったら購入(レシート保存)

          ・郵便代は 立て替えておきます(レシート保存)

　

　 （２）会報１セットを、年度幹事の引継ぎファイルに保存

　

発送後

　

　　　　定実長に返信された出欠返答ハガキを定実長から回収し、副会長に渡す

　

　　　　　返信ハガキに、OBOG方の住所変更の情報が書いてあるので、

　　　　　かならず、副会長に渡してください(郵送or手渡し)

　

定演当日

　

　 　　新卒者２名が、OBOG受付を担当

　

     ・自分 が定演出演の場合は、受付担当を同学年から２名を選んでおきます

     ・受付担当者の判子を用意(領収用)

     ・会費リストや釣銭を、 定演当日に副会長から受けとります

     ・受付で、来場OBOGから年会費を徴収し(入場料は無料)、パンフを渡します

     ・最後に、集めた会費を副会長へ渡します

     ・OBOG方の顔写真「会員画像」の撮影を担当する場合もあります

　

　　　　　※当日ステージを鑑賞できない受付担当者へ、2000年度から3,000円支給(副会長が当日用意)

　　　　　※「OBOG受付」は、一般受付のOBOG要員（ステマネ）とは異なります

　
　 　

　

　

翌年３月・・・引継ぎ ＆　新幹事１名を選出

　

　

フェアコンへ 必ず行きましょう

　　１年前の幹事にあなたもしてもらったことです ！

　

　 （１）OBOG会へ入会する４年生に「OBOG会員名簿」を渡す ※別途郵送にする場合あり

　 （２）レシートを副会長に郵送または手渡し、立替金を受け取る

　

　

引継ぎ

 　　役割を新幹事にしっかり伝えてください ！

　

　 （１）次期年度幹事１名を選出し、OBOG副会長に伝える

　 （２）次の幹事に名簿や引継ファイル、文具を渡し、このページを教える

　 （３）このマニュアルに加えたいことがあったら副会長へ

　

 　

公式サイトに１年間の活動報告が掲載されます

以後、OBOG名簿には「幹事」と表記されます

　

2000年、マイヤーは資金と団員の不足により35年の歴史を閉じようとしていました。

しかし、年度幹事が 現状を代表幹事に伝え、資金援助と作業協力によりマイヤー存続を助けました。

年度幹事は、「先生」　「現役」　「OBOG」　の掛け橋という重要な役目があります。

　

以上

　

申し送りファイル　

　

年度幹事・仕事概要　　2007年度→2008年度以降へ

作成者　2007年度幹事　下木

　

1. 就任直後業務（フェアコン後）

　

(1) 遠藤さんへ新会員情報の報告


　名前（ふりがなも）、学校での学科、パート、経験役職、住所、電話番号、メールアドレス、OBOG会への加入意思の有無。を遠藤さんへ報告する。


＊就職先は、個人情報保護の関係で名簿への記載はしなくなったのですが、卒業生へのヒヤリングはまだ続けています。勿論、本人が伏せたい場合は「報告なし」でOKです。


＊ちなみに、OBOG会員のマスターデーターは、１名によって管理され、代表幹事間でも配信禁止になっていて、データーがあるHDDはネットと接続されていないスタンドアロン環境で保管しています。

　

(2) 早速フェアコンの行事報告


報告文を考えて遠藤さんにメールする。要領は2-(2)参照。

　


2. 通常業務

　

(1) 先生のコンサート情報


塚田先生と上山先生の情報は、先生方のホームページから遠藤さんが拾ってくださります。
岩渕先生の情報だけ年度幹事が電話で伺い、遠藤さんに報告しましょう。

(2) イベントごとに行事報告


新勧企画、新勧コンパ、新勧旅行、夏合宿、ソロコン、定期演奏会、冬合宿、フェアコンなど。僕は定演以降、サボってました。ごめんなさい。
写真を送る。公式サイトに載せるレポート(コメント)は、自由に考えてもらって構いません。大体その行事に出たOBOGの人数(世代別男女別人数など)などをレポしています。


＊2007年は渋谷が作ったHPに新しい画像がアップされたら、遠藤さんにメールで教え、遠藤さんに選んで掲載してもらっていました。




3. 定演関係業務

　

(1) 6月の会報 （定演の出演案内）


毎年6月に一回目のOBOG会報を発行しています。いつも遠藤さんが一人で作業されているとのことでが、もし都合が合えば、有志で誰か手伝いにいくと良いでしょう。
　


(2) 10月の会報 （年に一回の大規模会報）


OBOGへの会報の発送日の目安は「定演１ヶ月前」になります。中身は「マイヤーアラカルト」「定演のチラシ」、記念定演の時は「OBOG名簿（これは5年に1回発行）」です。

作業の流れは、通常は・・・
現役が定演情報を年度幹事に提示
↓
原稿の作成開始＆代表幹事のアポ取り(これは遠藤さんがやってくれるが、原稿ができる見込み日がわからないとそもそもアポが取れない。)
↓
有志OBOGで印刷(原稿とタックシール)
↓
年度幹事が印刷物を受け取り、現役との作業場所に運ぶ
↓
現役と封入＋発送(費用は年度幹事が立替)
　

　

各工程について追加説明します


＊原稿の作成開始＆代表幹事のアポ取り


原稿は遠藤さんと協力して作成してください。見本は引き継ぎのファイルを参照してください。代表幹事アポは、原稿とあて名シールの印刷のためにアポを取っています。
ちなみに、2007年は現役定実の動きが遅く、９月下旬までに現役から定演情報が入って来なかったため、初めのアポを臨機応変に飛ばしました。そして、タックシール系(請求額・宛名・送信元)の印刷は遠藤さんがやり、タックシール＋清書原稿４枚＋人数分の封筒を下木宅に宅急便で送っていただき、原稿コピーを封入作業日に現役にやってもらいました。
　


＊有志OBOGで印刷(原稿とタックシール)


元々、請求管理・名簿更新情報・印刷・発送のすべてを年度幹事が担当していたのですが、年度幹事の負担が大きすぎるということで、遠藤さんが作業分担することを以前幹事会に申し出てくださいました。幹事会のメンバーも、今までは作業を何もしないで会議だけしかしていなかったのですが、現在では年度幹事の作業を手伝うことになっています。ただ、年配者が多いのと、呼びかけても集まりが非常に悪いため、実際は「原稿とあて名シールの印刷作業」遠藤さんがほぼ一人でやっているのが現状です。

　
　

　

(3) 定演当日のOBOG受付の依頼


定演の受付は、OBOG用と一般客用と2つがあります。一般客用は現役で担当(通常はOBOGステマネ１名と白山グリーのボランティア)です。OBOG用はOBOG有志です。数十年来、大抵は卒業したてのOBOGが2名で担当していますが、ここ5年間は人数不足で、卒業3年以内の人か僕がサブで入っています。もし年度幹事が定演に出演する場合、誰か2名をアサインしないとなりません。


OBOG受付は年会費の支払いに対応しないとならないので、滞納額のリスト、つり銭、領収書などが必要ですが、これらは幹事会(遠藤さん)が用意することになります。OBOG受付係は領収証に押す判子（三文判：シャチハタやダイソーで十分）を持ってきてください。OBOG受付係の集合は、開場の30分前でOKです。場所は会場ロビーで。この時間だと弁当は出ないので、各自昼食を済ませて集合ということになります。OBOG受付用のテーブルと張紙看板は現役側が用意します。


受付は事前準備のいらない当日オンリーの作業ですが、演奏を鑑賞できないデメリットがあり、謝礼(1人3,000円)が出ます。誰かアサインするときの参考にしてください。


以上

　

レセプション出欠葉書について　　2010年度→2011年度以降へ

作成者　2010年度幹事　藏本

　

OBOG会員数増大に伴い、返信されない無駄な官製はがき代が現役定演会計を圧迫していた。
そのため、郵便局にて所定の手続きを踏むことにより「料金受取人払郵便」の利用を推奨する。

　

はがき見本　　　　　　　　　
(表)(裏) 
Word見本データ

  • 手続き場所…受取人の郵便を管轄している支店。支店等の検索-日本郵便(←郵便番号での検索推奨)
  • 郵便番号…受取人専用の郵便番号を郵便局で尋ねる。(xxx-8790またはxxx-xx90の場合が多い)
  • バーコード…郵便局でもらったバーコードを原本に貼りつけて印刷する。または、こちらから作成。
    　　　　　　　　（整理番号には何も入力しないこと。承認番号とは異なるので注意。）
  • 手続き方法
    1. 「料金受取人払承認請求書」(様式35)および「料金後納承認請求書」(様式2)に必要事項を記載。
      （見本はこちら）
    2. 上記請求書と、ハガキ大の用紙(または普通紙)に表・裏を印刷した見本を郵便局の支店に提出する。(承認番号・郵便番号・バーコードはこの時点では不要)
    3. 承認番号とバーコード(見本)を発行してもらう。その際、受取り専用の郵便番号を聞いておく。
    4. 支店名、承認番号、郵便番号、バーコードも加えた最終原本を作り、郵便局のチェックをもらう。
      ※郵便局での手続きに最低10日を要すため、手続きは早めに行うこと。
  • 料金…1ヶ月単位でゆうちょ銀行に料金を振り込む。はがき1枚あたり(送料50円＋手数料15円)。

PDF形式のファイルを閲覧するにはAdobe Reader（無料）が必要です。 get_adobe_reader
以上

資料

　

　

 10年以上前から、新年度幹事は次の作業を全ておこなってきました

会費

名簿

会報

その他

定演OBOG受付

原稿作成・印刷

原稿作成(全部)

 現役連携

現役行事の取材
現金書留受付

住所変更届け窓口

 現役と発送作業 イベント手伝い

会員ひとりひとり

への請求書発行

 名簿マスター更新 宛名印刷 　
予算管理 不明者の調査 　 　

通帳記帳〜

会計報告

 　 　 　

　

１年で役が交代するためノウハウが蓄積されにくく、請求ミスなどが多発していたのは、以前から指摘されていました。

　

また、2000年の代表幹事会の調べでは、毎年年度幹事は、前年のミス(会費や住所変更もれなど)の苦情を当年に受けるなど、責任の所在が不明瞭なことによるボランティア意欲 の低下が起きていることが判りました。

↓

2000年度に作業と責任が軽減されました

会員情報(年会費や名簿のデータ)は代表幹事で管理

会費

名簿

会報

その他

定演OBOG受付

原稿作成・印刷

→代表幹事と共同に

原稿作成(一部)

 現役連携

現役行事の取材

現金書留受付

→代表幹事に

住所変更届け窓口

→公式サイトに

 現役と発送作業 イベント手伝い

会員ひとりひとり

への請求書発行

→代表幹事に

名簿マスター更新

→代表幹事に

宛名印刷

→代表幹事に

 　

予算管理

→代表幹事に

不明者の調査

→代表幹事に

 　 　

通帳記帳〜

会計報告

→代表幹事に

 　 　 　

　

かつては年度幹事と代表幹事会は全く連絡をとることはなかったのですが、これからは若手OBOGからのフィードバックを受けつつ、より良い活動をおこなっていきます。